Hur bokför man eget utlägg?
När en anställd betalar ett företagsinköp med egna pengar – kontorsmateriel, en tågbiljett, fika till mötet – är det ett utlägg. Företaget bokför kostnaden och momsen precis som vanligt, men motkontot är en skuld till den anställda: 2890 Övriga kortfristiga skulder på kredit. När utlägget sedan betalas ut regleras skulden mot banken.
Kvittot är nyckeln
Momsen får lyftas för att inköpet är företagets – kvittot ska avse företagets kostnad och bevaras som verifikation enligt bokföringslagens krav (se Bokföringsnämndens vägledning om bokföring). Utan kvitto blir en "utläggsersättning" i stället skattepliktig lön – då hamnar den i lönekonteringen med skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.
Ägare vs anställd
- Anställd i AB (övningens fall): skuld på 2890, alternativt 2820 Kortfristiga skulder till anställda.
- Ägare i AB: samma mönster, ofta via avräkningskontot 2893.
- Enskild firma: ingen skuld uppstår till dig själv – utlägget bokförs som egen insättning (2018). Se den guiden.
Vanliga fel
Att betala ut utlägget utan att kvittot bokförts (skulden saknas då), och att lyfta moms på kvitton som inte uppfyller kraven för underlag – ett kvitto ska avse företagets kostnad, inte den anställdas privata inköp. (För friskvårdsbidrag gäller egna regler – se den guiden.)
2890, 2820 och 2893 är BAS-kontoplanens konton för kortfristiga skulder.