Hur bokför man en leverantörsfaktura?
En leverantörsfaktura bokförs i två steg: först när fakturan kommer (kostnad + moms + skuld), sedan när den betalas (skulden regleras mot banken). Övningen tränar det första steget – tre rader:
- kostnaden exklusive moms på sitt kostnadskonto, debet;
- den ingående momsen på 2640, debet – en fordran på staten;
- hela fakturabeloppet på 2440 Leverantörsskulder, kredit.
Varför skuld och inte bank?
Enligt faktureringsmetoden bokförs affärshändelsen när fakturan kommer, inte när den betalas – kostnaden ska hamna i rätt period även om fakturan betalas nästa månad. Betalningen blir sedan ett eget verifikat: 2440 på debet, 1930 på kredit (det är en egen övning på nivå 1 i konteringsträningen). Företag med kontantmetoden bokför i stället först vid betalning; Bokföringsnämndens vägledningar beskriver när metoden får användas.
Kostnadskontot varierar – mönstret består
I övningen är kostnaden programvara (5420), men mönstret är identiskt för varor (4010), kontorsmateriel (6110) eller konsulttjänster (6550): det enda som byts är kostnadskontot. Momsen är 25 % för de flesta tjänster och varor – kontrollera satsen mot Skatteverkets momssatser.
Ett vanligt fel är att bokföra hela fakturabeloppet som kostnad och "glömma" momsraden – då blir både kostnaden och momsdeklarationen fel. Balanskollen i övningen avslöjar det direkt.
Kostnads-, moms- och skuldkontona i exemplen kommer ur BAS-kontoplanen.