Hur bokför man glasögon?
Glasögon har två helt olika liv i bokföringen, och gränsen går mellan terminalglasögon och vanliga glasögon. Terminalglasögon som är anpassade för bildskärmsarbete är en skattefri förmån av begränsat värde – de bokförs som en avdragsgill personalkostnad. Vanliga glasögon och linser är en privat levnadskostnad och har ingenting i företagets bokföring att göra – betalar företaget dem ändå blir det en skattepliktig förmån som beskattas hos den anställda.
Kontot: 7690 Övriga personalkostnader
Kostnadskontot hämtas ur BAS-kontoplanens personalkostnadsdel. BAS 2026 har inget eget konto som heter "glasögon"; den uppsamlande platsen för personalkostnader utan eget konto är 7690 Övriga personalkostnader (BAS-kontoplanen). Samma konto används för närbesläktade personalkostnader som friskvård – se bokföra friskvård.
Ett förvirrande rykte att passa sig för: råd som pekar på "5490 Övriga personalkostnader" kommer från kontoplaner utanför BAS 2026. I BAS heter kontogrupp 54 Förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial (5410 Förbrukningsinventarier, 5460 Förbrukningsmaterial, 5480 Arbetskläder och skyddsmaterial) – inga personalkostnader, och inget 5490. På en BAS 2026-baserad kontoplan är 7690 kontot.
Gäller det i stället vanliga glasögon som blir en skattepliktig förmån ligger BAS 7389 Övriga kostnader för förmåner närmare – det är underkontot till 7380 Kostnader för förmåner till anställda, alltså kontot för just förmånskostnader.
Köper du terminalglasögonen på faktura bokförs kostnaden exklusive moms på debet, den ingående momsen på debet och leverantörsskulden (2440) på kredit. Betalar du direkt från företagskontot byter leverantörsskulden plats mot banken (1930). Övningen längst ned på sidan tränar precis den mekaniken.
Terminalglasögon är en skattefri förmån – om villkoren är uppfyllda
Skattefriheten vilar på regeln om förmån av begränsat värde i inkomstskattelagen 11 kap. 8 §. Lagtexten ställer tre villkor, och alla tre ska vara uppfyllda:
- Väsentlig betydelse för arbetsuppgifterna – varan eller tjänsten ska
vara "av väsentlig betydelse för att den skattskyldige ska kunna utföra sina arbetsuppgifter". För terminalglasögon är det bildskärmsarbetet som utgör behovet.
- Begränsat värde för den anställde – det finns ingen absolut
beloppsgräns i lagtexten.
- Kan inte utan svårighet särskiljas från nyttan i anställningen – alltså
en närmast ofrånkomlig biförmån.
Var kraven på synundersökning och optiker kommer ifrån. De står inte i skattelagstiftningen utan i arbetsmiljöreglerna: Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2023:11) 3 kap. 14 § om arbetsutrustning. Där gäller att arbetsgivaren ska erbjuda synundersökning till den som normalt arbetar vid bildskärm mer än en timme under arbetsdagen, och ska bekosta glasögon om
- synundersökningen visar att den anställda behöver särskilda glasögon som är utprovade för bildskärmsarbetet, och
- de glasögon den anställda normalt använder inte kan användas.
Enligt de allmänna råden är det en ögonläkare eller optiker med kunskaper inom synergonomi och arbetsmedicin som gör den fullständiga synundersökningen och ordinerar särskilda arbetsglasögon. Arbetsmiljöverket skriver också att "bildskärmsglasögon är i likhet med andra arbetsglasögon ett arbetsredskap som tillhör arbetsgivaren" – det är därför glasögonen inte ska övergå till den anställda som en gåva.
Är förmånen skattefri är kostnaden avdragsgill för arbetsgivaren, och den ingående momsen är avdragsgill – momsen följer skattefriheten (se mer nedan).
Vanliga glasögon och linser är privata levnadskostnader
Glasögon och kontaktlinser är privata levnadskostnader, och Skatteverkets avdragslexikon under rubriken Glasögon och linser är uttryckligt: "Du får inte dra av utgifter för glasögon eller kontaktlinser eftersom det ses som en privat levnadskostnad. Det saknar betydelse att du behöver glasögon eller linser för att kunna arbeta i din verksamhet." Posten Terminalglasögon i samma lexikon pekar bara tillbaka på Glasögon och linser – samma svar.
Betalar företaget vanliga glasögon åt en anställd är det en skattepliktig förmån: vanliga glasögon anses ingå i den privata sfären och kan inte erbjudas skattefritt. Förmånsvärdet läggs till lönen och beskattas som lön, med arbetsgivaravgifter och skatteavdrag – lönekörningens mekanik finns i bokföra lön. Inköpet bokförs fortfarande som en personalkostnad, men det finns ingen avdragsrätt för ingående moms på vanliga glasögon. Det följer av huvudregeln i mervärdesskattelagen 13 kap. 6 §: avdrag medges bara "i den utsträckning en beskattningsbar person använder varorna och tjänsterna för sina beskattade transaktioner". Ett par vanliga glasögon som den anställda bär privat används inte för verksamhetens beskattade transaktioner, och då finns inget att dra av.
Solglasögon är privata på samma sätt – om de inte är skyddsglasögon som verkligen behövs i arbetsmiljön och då hör hemma bland skyddsutrustningen (BAS 5480 Arbetskläder och skyddsmaterial).
Glasögon förmån – samma inköp, två skattemässiga vägar
"Glasögon förmån" är två olika saker i Skatteverkets regelverk, och skillnaden är villkoren, inte inköpet i sig:
- Terminalglasögon som uppfyller villkoren ovan är en **skattefri
förmån** av begränsat värde – ingen förmånsbeskattning, avdragsgill kostnad.
- Vanliga glasögon som företaget bekostar är en skattepliktig förmån
till marknadsvärdet – hela värdet läggs på lönen, oavsett om det är en anställd eller ägaren som arbetar i bolaget.
Det är alltså inte "alla glasögon är en förmån" eller "alla glasögon är privata" – gränsdragningen är själva frågan, och den avgör både kontot och avdragsrätten.
Glasögon i aktiebolag
Ägaren som arbetar i aktiebolaget är anställd, och samma regler gäller som för vilken annan anställd som helst:
- Terminalglasögon som uppfyller villkoren är en skattefri förmån och en
avdragsgill personalkostnad.
- Vanliga glasögon som bolaget betalar är en skattepliktig förmån – den
anställda förmånsbeskattas till marknadsvärdet, och bolaget betalar arbetsgivaravgifter.
- Köper ägaren sina glasögon privat och betalar själv är det inget för
bolaget att bokföra över huvud taget.
Enskild firma – ägaren är inte anställd
Ägaren i en enskild firma räknas inte som anställd, och det ändrar allt. Regeln om förmån av begränsat värde i 11 kap. 8 § gäller förmåner "som en anställd får av arbetsgivaren" och har därför ingen motsvarighet här, och avdragslexikonet ger inget avdrag för terminalglasögon i egen verksamhet – posten Terminalglasögon pekar tillbaka till Glasögon och linser, som inte är avdragsgilla. Betalas glasögonen från företagskontot bokförs de därför som eget uttag (2013), inte som kostnad – se bokföra eget uttag.
Har den enskilda firman anställda gäller arbetsgivarreglerna ovan fullt ut för dem.
Synundersökning – normalt en personlig levnadskostnad
De två fallen ser lika ut men styrs av olika regelverk, och det är lätt att läsa in fel svar.
- Näringsidkarens egen synundersökning. Skatteverkets avdragslexikon är
tydligt: "Du får normalt inte dra av utgifter för synundersökningar eftersom det ses som en personlig levnadskostnad." Lexikonet är skrivet till den enskilda näringsidkaren.
- Arbetsgivarens synundersökning åt en anställd. Här är utgiften inte
frivillig: enligt AFS 2023:11 3 kap. 14 § ska arbetsgivaren stå för kostnaden för synundersökningen för den som arbetar vid bildskärm mer än en timme om dagen. Då är det en personalkostnad i verksamheten, på samma konto som terminalglasögonen.
Det här förenklar övningen
- Övningen längst ned på sidan återanvänder den granskade scenariotypen
varuinkop (nivå 2) – Varuinköp på faktura: varuinköpet (4010) på debet, ingående moms (2640) på debet, leverantörsskulden (2440) på kredit.
- Mekaniken är densamma som på en glasögonfaktura – kostnad och moms på
debet, skuld på kredit – men kostnadskontot byts mot en personalkostnad (7690), inte ett varuinköp (4010).
- Övningen lyfter momsen rakt av. Det stämmer för terminalglasögon som
skattefri förmån, men inte för vanliga glasögon – en skattepliktig förmån ger ingen avdragsrätt för ingående moms.
- Övningen tar inte ställning till om glasögonen är en skattefri eller en
skattepliktig förmån, och visar inte förmånsbeskattningen i lönekörningen.
- Idealet vore en egen scenariotyp för en personalkostnad av personalvårdsslag
- närbesläktad med friskvårdsbidrag men på nivå 2. Eftersom
scenariotypbiblioteket ägs av motorarbetet återanvänds varuinkop här, och önskemålet om en personalkostnadstyp är en överlämning till den spåret.