Hur bokför man en konferens?
En konferens har inget eget konto i BAS – kostnaden fördelas på flera konton beroende på vad du faktiskt köpt. Det som är gemensamt är att en konferens med ett affärsmässigt innehåll är en vanlig rörelsekostnad: avdragsgill i sin helhet och med full avdragsrätt för momsen, om du driver momspliktig verksamhet.
- Deltagaravgiften till konferensen bokförs på 7610 Utbildning med 25 %
moms.
- Kost och logi under konferensen bokförs på **5831 Kost och logi i
Sverige** – hotellrummet med 12 % moms; måltidernas moms beror på om de är ett separat restaurangköp eller ingår i konferenspaketet (mer nedan).
- En intern personalkonferens du ordnar själv bokförs på **7690 Övriga
personalkostnader**.
Konferens är inte representation
Gränsen mot representation går vid syftet. En konferens med ett program och ett affärsmässigt innehåll är en kostnad för din egen verksamhet – momsen lyfts i sin helhet. Representation är något annat: att bjuda kunder eller affärsförbindelser på en lunch, en middag eller ett mingel i syfte att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser.
För representation är momsavdraget begränsat. Enligt mervärdesskattelagen 13 kap. 24-25 §§ får avdrag för moms inte göras för representation, med undantag för måltider och liknande förtäring upp till den ingående skatten på 300 kronor per person och tillfälle. Skatteverket beskriver samma gräns på sidan Avdrag för moms vid representation: moms får dras av på ett underlag på högst 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle.
En konferens med ett program är inte en sådan representation, så 300-kronorsgränsen gäller inte där – men tappar mötet sitt affärsmässiga innehåll och i praktiken blir en bjudmiddag, är det representation och gränsen slår till. Dra gränsen efter vad mötet faktiskt innehåller.
Deltagaravgiften
Du betalar 4 000 kronor + 25 % moms i deltagaravgift till en branschkonferens med utbildningsinnehåll:
- 7610 Utbildning på debet med 4 000 (avgiften exklusive moms).
- 2640 Ingående moms på debet med 1 000 (momsen, lyft i sin helhet).
- 1930 Företagskonto på kredit med 5 000 (totalen).
Avgiften är en momspliktig tjänst med normalskattesatsen 25 % enligt Skatteverkets momssatser. Övningen längst ned tränar just det här fallet.
Kost och logi under konferensen
Hotellrummet under konferensresan bokförs på 5831 Kost och logi i Sverige med 12 % moms, och momsen lyfts i sin helhet – det är resekostnader, inte representation:
- 5831 Kost och logi i Sverige på debet med kostnaden exklusive moms.
- 2640 Ingående moms på debet med 12 % moms.
- 1930 Företagskonto på kredit med totalen.
Måltiderna är knepigare. Köper du en måltid som en separat restaurangtjänst – en middag på en restaurang intill konferensen – är det 12 % moms, utom spritdrycker, vin och starköl som beskattas med 25 % (Skatteverkets momssatser, som delar upp en restaurangtjänst på det sättet). Ingår måltiden och förfriskningen däremot i själva konferensarrangemanget, alltså som en del av konferenspaketet, är det 25 % moms på den delen. Skatteverket drar gränsen på sin momssats-sida: måltider och förfriskningar som ingår i ett konferensarrangemang beskattas med 25 %, medan logi och hotellfrukost för konferensdeltagare är 12 %.
Intern personalkonferens
Ordnar du en konferens för de egna medarbetarna – en planeringsdag, en kickoff – bokförs kostnaderna som en personalkostnad på 7690 Övriga personalkostnader på debet, med ingående moms på 2640 och banken på kredit. Så länge det finns ett affärsmässigt innehåll är det en vanlig personalkostnad. Blir det i stället en fest utan arbetsinnehåll, glider det över mot personalrepresentation – se bokföra personalfest.
Grannfall att hålla isär
- Representation – en lunch eller middag med kunder i syfte att inleda
eller upprätthålla affärsförbindelser. Momsavdrag begränsat till 300 kronor per person, konto 6071 (avdragsgill del) och 6072 (ej avdragsgill del).
- Personalfest – intern representation, med egna beloppsgränser. Se
- Utbildning – en ren kurs utan konferensinslag bokförs på samma 7610, men
då är hela avgiften utbildning och någon kost och logi att särredovisa finns inte. Se bokföra utbildning.
- Taxi till konferensen – resan till och från konferensen är en resekostnad
(6 % moms), inte en konferenskostnad. Se bokföra taxiresa.
7610, 7690 och 5831 finns i BAS-kontoplanen.
Det här förenklar övningen
- Övningen bokför bara deltagaravgiften på 7610. Kost och logi (5831, 12 %
moms) och en intern personalkonferens (7690) är egna moment som beskrivs i avsnitten ovan – tränarens kontoplan innehåller alla tre kontona, men övningen håller sig till det enklaste fallet.
- Övningen gör inte skillnad på en konferens med och utan utbildningsinnehåll.
Går avgiften till en ren branschträff utan utbildningsinslag kan konto 6990 passa bättre – dubbelkolla i det enskilda fallet.