Hur bokför man en personalfest?
En personalfest är intern representation. Kostnaden delas i praktiken i två högar som behandlas olika, och det är därför frågan känns krånglig:
- Mat och dryck – ingen avdragsrätt i inkomstdeklarationen, men
momsavdrag på ett begränsat underlag.
- Kringkostnader som lokalhyra, möbler, musik och underhållning -
avdragsgilla upp till ett schablonbelopp per person, och med eget momsunderlag.
Båda delarna bokförs som personalkostnader. BAS 2026 har två egna konton för ändamålet – underkonton till huvudkontot 7630 Personalrepresentation i kontogrupp 76: 7631 Personalrepresentation, avdragsgill och 7632 Personalrepresentation, ej avdragsgill (BAS-kontoplanen). Att hålla isär de två kontona är hela poängen – det ej avdragsgilla beloppet ska återläggas när den skattepliktiga inkomsten räknas fram, och det går inte om allt ligger i samma klump.
Övningen längst ned på sidan heter Kontorsmateriel och tränar exakt den kontering en kringkostnad har: kostnaden exklusive moms på debet, den ingående momsen på debet och banken på kredit. Byt kostnadskontot mot ett personalrepresentationskonto så är du framme.
Maten ger inget avdrag – kringkostnaderna gör det
Skatteverkets schablonbelopp för representationsmåltider är noll kronor för frukost, lunch och middag. För enklare förtäring och förfriskningar av mindre värde medges avdrag med högst 60 kronor per person, och överstiger kostnaden 60 kronor per person medges inget avdrag alls.
För kringkostnader vid personalfest – hyra av bord och stolar, musikunderhållning och liknande – är gränsen 180 kronor per person exklusive moms. Samma belopp gäller teaterbiljetter och greenfee. De här schablonbeloppen för inkomstdeklarationen står på Skatteverkets Belopp och procent 2026 under Representation – inte i inkomstskattelagen, som bara talar om skäligt belopp utan kronbelopp.
Och en gräns som avgör hela året: avdrag för personalfest medges för högst två fester per år. Ett julbord räknas som en av dem.
Momsen har två egna tak
Momsavdraget följer inte inkomstskattereglerna, utan har egna underlag per person och tillfälle:
- Mat och dryck: momsavdrag på ett underlag om högst **300 kronor
exklusive moms** per person och tillfälle. Är kostnaden högre måste du ta hänsyn till att måltiden kan ha olika momssatser.
- Kringkostnader: momsavdrag på ett underlag om högst **180 kronor
exklusive moms** per person och tillfälle.
Skatteverkets eget exempel gör det konkret: en företagare hyr möbler för 7 000 kronor exklusive moms till en personalfest med 50 anställda. Det blir 140 kronor per person, alltså under gränsen, och eftersom momsen på möbelhyra är 25 % får han dra av 35 kronor per person i moms. Fler räkneexempel finns på Skatteverkets sida om avdrag för moms vid representation.
Lägg märke till att momsavdraget finns kvar även på den mat som inte ger något avdrag i inkomstdeklarationen. De två regelverken har olika svar på samma faktura, och det är helt normalt.
Festen är skattefri för de anställda
Fri kost vid intern representation är en skattefri förmån för den anställda, och Skatteverket räknar personalfester, personalutflykter, kick-off och interna kurser dit. Bjuder du med anställdas familjemedlemmar – maka, make, sambo och hemmavarande barn – gäller skattefriheten även dem.
Två villkor bär upp det hela: sammankomsten ska vara tillfällig (inte återkommande varje eller varannan vecka) och kortvarig (högst en vecka). Vanliga arbetsluncher och möten för planering av det löpande arbetet räknas inte som intern representation – där blir fri kost en skattepliktig kostförmån. Reglerna finns på Skatteverkets sida om kostförmån, personalfester och intern representation.
Övernattning, aktiviteter och alkohol
Frågorna som brukar följa på personalfesten hänger ihop med samma bedömning: har sammankomsten ett omedelbart samband med verksamheten, och är den tillfällig och kortvarig?
- Övernattning och resa i samband med festen kan rymmas inom den interna
representationen, men bedömningen görs i det enskilda fallet – särskilt om arrangemanget sträcker sig över flera dagar.
- Aktiviteter som bowling, teater eller liknande är kringkostnader och
följer 180-kronorsgränsen.
- Alkohol får räknas med när momsavdraget beräknas, men i
inkomstdeklarationen medges aldrig avdrag för alkoholdrycker.
Ta anteckningarna på allvar: du ska dokumentera i vilket sammanhang sammankomsten hölls, syftet, innehållet och vilka persongrupper som deltog. Dokumentationen är en del av verifikationen.
Det här förenklar övningen
- Övningen bokför en kringkostnad med 25 % moms, betald från
företagskontot. En riktig personalfest har oftast flera fakturor, och mat- respektive kringkostnadsdelen ska hållas isär.
- Övningen räknar inte ut beloppet per person, och gör därför ingen
begränsning mot 180- eller 300-kronorsunderlaget. På en verklig faktura är det den beräkningen som avgör hur mycket moms du får lyfta.
- Uppdelningen mellan avdragsgill och ej avdragsgill personalrepresentation
görs inte i övningen – den bokför hela kostnaden på ett konto.