Hur bokför man en deposition för hyra?
Depositionen bokförs som en fordran på hyresvärden, inte som en kostnad: debet 1680 Andra kortfristiga fordringar (eller 1380 Andra långfristiga fordringar om den ska vara borta ur rörelsen mer än ett år) och kredit 1930 Företagskonto när du betalar. När hyresvärden betalar tillbaka depositionen vänder du konteringen: debet 1930, kredit 1680.
En deposition är den säkerhet en hyresvärd tar ut i samband med ett hyresavtal för att täcka skador, förbrukning eller utebliven hyra. Du ska få tillbaka pengarna vid avtalets slut, förutsatt att du lämnar lokalen i avtalat skick. Just för att pengarna ska komma tillbaka är de inte en kostnad – de är en tillgång, en fordran på hyresvärden, som ligger på balansräkningen utan att röra resultaträkningen.
Depositionen påverkar aldrig resultatet
Det är kärnan i hela konteringen: en deposition passerar aldrig resultaträkningen. Den bokförs in som en fordran (en tillgång) när du betalar, och bokas bort mot banken när den återbetalas. Inget belopp hamnar på något kostnadskonto, och därför finns det inte heller något avdrag att göra vid inkomstdeklarationen – det är helt enkelt ingen kostnad.
Skatteverkets avdragslexikon för företag slår fast att privata levnadskostnader aldrig får dras av (avdragslexikon för företag). En deposition för en privat bostad hör till den sidan – den ska inte bokföras i rörelsen över huvud taget. För en lokal som företaget hyr i verksamheten är depositionen en fordran i rörelsen, men fortfarande ingen kostnad och inget avdrag.
Det som är avdragsgillt är i stället själva hyran, som bokförs på 5010 Lokalhyra när den förfaller – se bokföra hyra av lokal. Deposition och hyra är två olika saker och bokförs i två olika verifikat.
1680 eller 1380 – det avgör löptiden
BAS 2026 ger två konton för depositionen, och vilket du använder avgörs av när fordran förfaller:
- 1680 Andra kortfristiga fordringar – depositionen förfaller till
återbetalning inom ett år, vilket är det vanliga för korta avtal.
- 1380 Andra långfristiga fordringar – depositionen är bunden i mer än
ett år, till exempel för ett längre lokalhyresavtal.
Båda ligger i gruppen för fordringar i BAS-kontoplanen. För ett företag som räknar med att behålla lokalen över en flerårig avtalsperiod hamnar depositionen oftast på 1380 – men eftersom beloppet redan är på väg tillbaka så fort avtalet löper ut, är 1680 ett fullt försvarbart val för korta kontrakt. Välj med utgångspunkt i hur länge fordran är bunden, inte efter avtalets totala längd.
Ingen moms på depositionen
Det finns ingen moms att hantera på depositionen. Momsen följer vederlaget för en vara eller tjänst – och en deposition är inget vederlag, den är en säkerhet som ska återbetalas. Det gäller oavsett om den underliggande lokalhyran är momsfri (grundregeln) eller om hyresvärden valt frivillig beskattning med 25 % moms på hyran. Momsfrågan hör till hyran, inte till depositionen, och förklaras i bokföra hyra av lokal.
Deposition, hyresförskott och handpenning – tre olika händelser
Deposition förväxlas lätt med två andra betalningar i samma situation, och de behandlas olika:
- Deposition (hyresdeposition): en säkerhet som återbetalas. Kontering
enligt ovan – 1680/1380, ingen kostnad.
- Hyresförskott (förutbetald hyra): du betalar hyra i förväg för en
kommande period – till exempel kvartalshyra som betalas i december för första kvartalet. Det är en kostnad som hör till den kommande perioden och bokförs på 1710 Förutbetalda hyreskostnader för att lösas upp månad för månad. Det är ett periodiseringsfall – se bokföra periodisering.
- Handpenning för hyra: en betalning som visar allvar i
avtalsförhandlingen. Vad den är – och hur den bokförs – avgörs av vad som händer med pengarna. Ska den räknas av mot hyran blir den ett hyresförskott. Ska den återbetalas om avtalet inte blir av, eller hållas kvar som säkerhet när avtalet skrivs, fungerar den som en deposition och bokförs på 1680/1380. Läs avtalet och se vad handpenningen faktiskt är innan du konterar.
Aktiebolag och enskild firma
Konteringen är densamma i båda företagsformerna så länge depositionen avser en lokal i verksamheten: 1680/1380 på debet, 1930 på kredit, och inget på resultaträkningen. Skillnaden dyker upp när det är ägarens privata bostad som depositionsavtalet gäller:
- Aktiebolag: lokalen är bolagets, och en deposition som betalas från
bolaget för en lokal bolaget hyr är bolagets fordran. Är det i stället ägarens privatbostad är betalningen inte en verksamhetsutgift – den ska inte bokföras som en rörelsefordran.
- Enskild firma: ägaren och rörelsen är samma person. En deposition för en
privatbostad är en privat angelägenhet och bokförs inte i rörelsen. En deposition för en lokal som rörelsen använder är rörelsens fordran och bokförs på 1680/1380.
Det här förenklar övningen
- Övningen längst ned på sidan återanvänder Betala leverantörsskuld -
leverantörsbetalning (2440 på debet, 1930 på kredit). Riktningen är samma som för depositionen – betalning ut från företagskontot – men motkontot är ett annat: en leverantörsskuld (2440) ska minska, medan depositionen skapar en fordran (1680/1380).
- Den ideala övningen vore en egen händelse deposition för hyra (1680
debet, 1930 kredit) – och en kompletterande för återbetalningen (1930 debet, 1680 kredit), eftersom båda riktningarna är vanliga i verkligheten.
- Övningen visar inte distinktionen mellan deposition, hyresförskott och
handpenning – den konteringsbedömningen är den här guidens sak.