Hur bokför man drivmedel?
När företaget köper drivmedel till en bil som företaget äger bokförs bensinen, dieseln eller elen som en kostnad för bilen: 5611 Drivmedel för personbilar, mc, m.m. på debet, den ingående momsen (25 %) på debet och företagskontot (1930) på kredit – eller mot leverantörsskulden (2440) om bränslet köps på faktura. Momsen på drivmedel är 25 %. För en personbil styrs momsavdraget av en egen regel – den beror på vad bilen är, inte på hur mycket den körs privat – och den tas i avsnittet om momsen nedan.
Kontot: 5611 i kontogrupp 56
BAS-kontoplanen samlar bilkostnaderna i kontogrupp 56, Kostnader för transportmedel, med ett huvudkonto per fordonsslag och drivmedel som underkonto:
- Personbil och mc: 5611 Drivmedel för personbilar, mc, m.m. -
det konto som gäller för de flesta företag.
- Lastbil och buss: 5621 Drivmedel lastbilar och bussar.
- Truckar, arbetsmaskiner och traktorer: 5631, 5641 och 5651 i
samma mönster.
Samma kontogrupp rymmer bilens andra kostnader: 5612 Försäkring och skatt för personbilar, mc, m.m. (se bokföra fordonsskatt), 5615 Leasing av personbilar, mc, m.m. och 5616 Trängselskatt personbilar (se bokföra trängselskatt). Den som köper in drivmedel för att sälja det vidare har däremot inte en bilkostnad utan ett varuinköp, och bokför i kontogrupp 40 Inköp av handelsvaror (4010). Konto 4820 Kostnader för drivmedel är något tredje: det ligger i kontogrupp 48 Andra produktionskostnader (råvaror och förnödenheter) och avser drivmedel som förbrukas i produktionen. Den som bara tankar sina egna bilar använder 5611. Kontonumren följer BAS-kontoplanen.
Momsen: 25 % – och avdraget beror på vad bilen är
Drivmedel har den generella momssatsen 25 % – det finns ingen sänkt sats för bensin, diesel eller el. Poängen med konteringen är att kostnaden bokförs utan moms så att momsen kan dras tillbaka i momsredovisningen. För en personbil avgörs dock avdragsrätten av en egen regel, som kommer strax nedan – den generella momssatsen finns på Skatteverkets sida om momssatser och undantag från moms.
Här är det lätt att dra av för lite. För en personbil som tillhör inventarierna i verksamheten – eller som hyrts för att användas i den – får all ingående moms på driftskostnaderna dras av, utan någon minskning för privat körning. Det står i mervärdesskattelagen (2023:200) 13 kap. 23 §: avdragsrätten gäller "utan någon begränsning på grund av att fordonet bara delvis används i verksamheten". Skatteverket säger samma sak i klartext på sidan Bilar och moms: "Om bilen är ett inventarium eller om du hyr den för användning i momspliktig verksamhet får du dra av all moms på driftskostnader" – och i uppräkningen av vad som är en driftskostnad namnger Skatteverket bensin uttryckligen, tillsammans med service, reparation, underhåll och besiktning.
Villkoret är alltså vad bilen är, inte hur mycket den körs privat. Är bilen inte ett inventarium – till exempel en privatägd bil som används i verksamheten – gäller motsatsen: då får du enligt samma sida bara dra av momsen på de bokförda driftkostnader som uppkommer när bilen körs i den momspliktiga verksamheten.
Körjournalen behövs fortfarande, men för en annan sak: den styr inkomstbeskattningen av drivmedelsförmånen nedan, inte någon uppdelning av momsen.
Privat körning: drivmedelsförmånen är en annan fråga
Betalar företaget drivmedel för en anställds privata körning med en förmånsbil har den anställda fått en skattepliktig drivmedelsförmån – det gäller alla typer av drivmedel. Förmånen värderas till marknadsvärdet inklusive moms multiplicerat med 1,2 vid inkomstbeskattningen och vid skatteavdraget; för arbetsgivaravgifterna värderas den till marknadsvärdet (inklusive moms) utan uppräkning – en skillnad som står uttryckligen på Skatteverkets sida. Att marknadsvärdet är det pris den anställda själv hade betalat, alltså med moms, är lätt att missa om man utgår från fakturabeloppet exklusive moms som just bokförts på 5611. En vanlig förklaring till att faktorn finns är att företaget lyfter momsen på drivmedlet, så att den anställda med fri bensin annars skulle beskattas lägre än den som köper sitt eget bränsle – men det är en förklaring, inte något Skatteverket skriver ut. Reglerna finns på Skatteverkets sida om drivmedelsförmån, och hela bilförmånsmekaniken har en egen guide – bokföra förmånsbil.
Att ladda elbilen vid arbetsplatsen är däremot under vissa förutsättningar en skattefri förmån. Skatteverket ställer två krav: laddningen ska ske vid en laddningspunkt eller ett eluttag som arbetsgivaren tillhandahåller i anslutning till arbetsplatsen, och skattefriheten omfattar inte laddning vid bostaden. Skattefriheten var först tillfällig; riksdagen har beslutat att den blir permanent från och med 1 juli 2026. Underlaget för att skilja tjänst från privat är körjournalen.
Skillnaden mot milersättning
Drivmedel och milersättning är de två sätten att hantera bilkostnader, och de blandas lätt ihop:
- Drivmedel är när företaget äger bilen och betalar bränslet.
Kostnaden bokförs på 5611 med lyftbar moms.
- Drivmedel till en anställds egen bil är ett tredje fall: betalar
företaget bränslet för den anställdas privata körning med hens egen bil är det också en skattepliktig drivmedelsförmån – men då värderas den till marknadsvärdet utan uppräkning med 1,2. Faktorn 1,2 hör bara ihop med förmånsbil.
- Milersättning är när en anställd använder egen bil i tjänsten
och företaget ersätter per mil – skattefritt upp till Skatteverkets schablon, 25 kronor per mil 2026 för egen bil, på konto 7331. Se bokföra milersättning.
Kör en anställd egen bil i tjänsten ska företaget alltså inte bokföra den anställdas bensin som drivmedel – ersättningen sker i stället med skattefri milersättning. Företagets egna bilar bokförs med sina verkliga kostnader, inte med milersättning.
El till elbilen
El till en elbil som tillhör företaget bokförs på samma konto som bensin och diesel – 5611 – och momsen hanteras likadant: 25 % och lyftbar på 2640 – momsavdraget följer samma regel som för bensin och diesel, alltså hela momsen när bilen är ett inventarium i verksamheten. BAS har inget särskilt konto för laddning; drivmedelskontot rymmer också el. Privat laddning som inte är skattefri enligt villkoren ovan hanteras som en förmån hos den anställda
- det är en fråga om inkomstbeskattning, inte om att minska momsavdraget.
Aktiebolag och enskild firma
- Aktiebolag: drivmedel för bolagets bil är en avdragsgill
driftskostnad, och konteringen är densamma oavsett vem som kör bilen i tjänsten. Kör någon anställd – eller ägaren – bilen privat aktiveras drivmedelsförmånsreglerna ovan.
- Enskild firma: inkomstskattemässigt får avdrag göras för bilens
driftskostnader när bilen är bokförd i verksamheten, men inte för det drivmedel som avser privat körning – det är en annan sak än momsen, som följer regeln ovan när bilen är ett inventarium. Använder du en bil som är bokförd i verksamheten privat i mer än ringa omfattning – Skatteverket drar gränsen vid mer än 10 gånger eller mer än 100 mil per år – ska du ta upp bilförmån, och drivmedel ingår inte i bilförmånsvärdet. Skatteverket ger då två vägar: antingen kostnadsför du bara drivmedlet för resorna i näringsverksamheten, eller så kostnadsför du allt drivmedel och tar upp den privata delen som förmån – och då gäller uppräkningen: "Drivmedelsförmån ska då tas upp till marknadsvärdet multiplicerat med 1,2." Har du förenklat årsbokslut bokförs värdet normalt som eget uttag på debet mot en intäkt på kredit; se bokföra eget uttag. Skatteverkets avdragslexikon samlar avdragsreglerna för enskild firma under Bilkostnader.
Den här sidan återanvänder en befintlig övningstyp
Sidan använder den granskade övningstypen kontorsmaterial (nivå 2), eftersom ingen särskild typ för drivmedel finns i tränaren ännu. Den ideala typen vore en egen drivmedel-typ med exakt samma form som kontorsmaterial: kostnaden på 5611 (debet), ingående moms 2640 (debet) och banken 1930 (kredit).
Det här förenklar övningen
- Övningen bokför kontorsmateriel (6110) med samma tre rader som
drivmedel: kostnad på debet, ingående moms på debet, banken på kredit. För drivmedel byts bara kostnadskontot ut till 5611.
- Övningen visar inte privat körning – ingen drivmedelsförmån, inga
uttag. Den räknar med att hela inköpet hör till verksamheten.
- Övningen jämför inte med milersättning – den alternativa
utbetalningen för egen bil i tjänsten har en egen övning.